DOMANDE FREQUENTI

Domanda: Qual'è il ruolo svolto dall'IPA?

Risposta:

L'IPA costituisce l'archivio ufficiale contenente i riferimenti delle pubbliche Amministrazioni e dei Gestori di Pubblici Servizi: organizzativi, telematici e toponomastici. L'articolo 57 bis del decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell'Amministrazione digitale-CAD), pone in capo agli Enti la responsabilità dei dati pubblicati ed il loro costante aggiornamento.

Domanda: L'accreditamento degli Enti all'IPA è obbligatorio?

Risposta:

L'accreditamento è obbligatorio per tutti gli Enti, come previsto dall'art.12 del DPCM del 31/10/2000 recante le "Regole tecniche per l'adozione del protocollo informatico" e dall'art. 57 bis del CAD.

Domanda: Quali sono gli adempimenti per gli Enti rispetto all'IPA secondo quanto previsto dalle norme vigenti?

Risposta:

Gli adempimenti sono:

1. L'accreditamento all'IPA;
2. La pubblicazione sull'IPA delle informazioni relative alla propria struttura organizzativa ed alle AOO;
3. l'aggiornamento costante di tutte le informazioni pubblicate.

Domanda: Quali soggetti possono chiedere l'accreditamento ad IPA?

Risposta:

Possono richiedere l'accreditamento ad IPA gli Enti in possesso dei requisiti di cui al comma 2 dell'articolo 2 del CAD "Finalità e ambito di applicazione" che recita: "Le disposizioni del presente codice si applicano alle pubbliche Amministrazioni di cui all'articolo 1, comma 2, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, nel rispetto del riparto di competenza di cui all'articolo 117 della Costituzione nonché alle società, interamente partecipate da enti pubblici o con prevalente capitale pubblico inserite nel conto economico consolidato della pubblica Amministrazione, come individuate dall'Istituto nazionale di statistica (ISTAT) ai sensi dell'articolo 1, comma 5, della legge 30 dicembre 2004, n. 311".

Domanda: Con che frequenza gli Enti devono aggiornare le informazioni pubblicate in IPA?

Risposta:

L'articolo 57 bis del CAD prevede che gli Enti aggiornino le informazioni contenute nell'IPA con cadenza almeno semestrale. All'interno delle pagine relative ad un Ente, è disponibile la data di aggiornamento delle informazioni o la data di validazione delle stesse da parte dell'Ente.

Domanda: Cosa sono le Aree Organizzative Omogenee (AOO)?

Risposta:

Le Aree Organizzative Omogenee (AOO) identificano gli uffici di protocollo degli Enti che gestiscono i flussi documentali in entrata e in uscita dall'Ente. Esse sono le vie principali per instaurare rapporti con gli Enti e rappresentano i canali ufficiali per l'invio di istanze e l'avvio di procedimenti amministrativi. Come previsto dall'art. 47 comma 3 del CAD, le Amministrazioni devono istituire e pubblicare nell'IPA almeno una casella di posta elettronica certificata per ciascun registro di protocollo (e quindi per ciascuna AOO).

Domanda: Cos'è il codice IPA? Chi lo fornisce?

Risposta:

È il codice univoco che viene assegnato ad ogni Ente al termine del processo di accreditamento. Il Codice IPA viene comunicato tramite e-mail dal Gestore dell'IPA al referente dell'Ente.

Domanda: Cos'è il codice AOO? Chi lo fornisce?

Risposta:

È il codice univoco che viene assegnato alle AOO dall'Ente.

Domanda: Cos'è il Codice Ufficio e chi lo attribuisce?

Risposta:

È un identificativo univoco che viene assegnato ad ogni ufficio di ogni Ente presente in IPA.

Domanda: Quante AOO si possono istituire presso un'Ente?

Risposta:

Il numero di AOO dipende dal numero di uffici di protocollo presenti nell'Ente. Ovviamente dovrà esserne individuata almeno una.

Domanda: Chi è il Responsabile dell'Ente?

Risposta:

Il Ministro, Presidente, Direttore (o carica analoga) dell'Ente.

Domanda: Chi è il Referente dell' Ente?

Risposta:

È un referente unico scelto dall'Ente. Tale persona avrà il compito, sia organizzativo che operativo, di interagire con il Gestore dell'IPA e il Responsabile dell'Ente per l'inserimento e la modifica dei dati dell'Ente, nonché per ogni altra questione riguardante la presenza dell'Ente presso l'IPA.

Domanda: Chi deve sottoscrivere il modulo di accreditamento?

Risposta:

Il Responsabile dei Sistemi Informativi Automatizzati (S.I.A., ruolo previsto dall'art.10 del D.Lgs. 39/1993) laddove esista, ovvero un responsabile degli aspetti organizzativi e informativi dell'Ente, oppure il rappresentante legale dell'Ente o suo delegato.

Domanda: Per accedere all'area riservata dell'IPA bisogna prima accreditarsi?

Risposta:

Al termine della procedura di accreditamento il Gestore IPA invia al Referente dell' Ente una e-mail contenente le credenziali per l'accesso all'area riservata.

Domanda: Come posso accedere ai dati pubblicati sull'IPA?

Risposta:

Sono disponibili tre modalità per l'accesso ai dati pubblicati:

1. attraverso l'interfaccia web browser, utilizzando le funzionalità offerte da questo sito;
2. attraverso il protocollo standard LDAP. Questa modalità è riservata per l'accesso da parte di applicazioni e sistemi automatizzati che hanno necessità di consultare i dati presenti nell'IPA come, ad esempio, i sistemi di protocollo informatico.
3. attraverso gli Open Data pubblicati su questo sito oppure attraverso il portale SPC Data dove i dati di IPA sono presenti in formato RDF.

Domanda: Cosa posso trovare nell'IPA?

Risposta:

Nell'IPA sono presenti informazioni sulla struttura organizzativa degli Enti, la loro articolazione in uffici sia centrali che periferici, e l'organizzazione delle Aree Organizzative Omogenee relative al sistema di protocollo informatico. Fra le informazioni disponibili si trovano gli indirizzi di posta elettronica certificata attivati dagli Enti e i servizi on-line offerti con i relativi indirizzi telematici di accesso.

Domanda: Come posso effettuare ricerche sull'IPA?

Risposta:

Le ricerche, sull'IPA, si suddividono in Ricerca generica e Ricerca avanzata. La Ricerca generica è una ricerca testuale, a cui si accede dalla Homepage nel riquadro di ricerca inserendo una, più parole o parte di parola; restituisce l'Ente, la AOO e la UO che hanno nella denominazione o nell'acronimo la stringa inserita nel campo di ricerca. La ricerca avanzata prevede diverse modalità per la ricerca delle informazioni all'interno dell'Indice:

1. la ricerca alfabetica, selezionando la lettera dell'alfabeto con cui inizia il nome dell'Ente cercato e, quindi, individuandolo nell'elenco risultante;
2. la ricerca per categoria, selezionando la tipologia dell'Ente cercato e, quindi, individuandolo nell'elenco risultante; la ricerca consente anche di inserire una parola chiave per individuare più facilmente l'Ente cercato;
3. la ricerca per area geografica, attraverso la quale è possibile anche impostare ulteriori criteri di ricerca avanzati che consentono una maggiore precisione della ricerca.
4. la ricerca per servizio consente, inserendo una chiave di ricerca per il servizio desiderato di individuare gli enti pubblici o gli uffici che offrono quel servizio.
5. La ricerca per codice fiscale consente di trovare un'Ente attraverso l'inserimento del codice fiscale.
6. La ricerca per Codice Ufficio attraverso il suo codice ufficio.

La ricerca avanzata si trova sul menu presente in tutte le pagine del portale IPA (primo menu da sinistra).

Domanda: Quali sono gli orari di disponibilità dell'IPA?

Risposta:

Il portale IPA è disponibile h24 per 365 giorni all'anno.

Domanda: Quali sono le condizioni economiche per l'accesso ad IPA?

Risposta:

L'accesso al portale IPA è gratuito.

Domanda: È sempre obbligatorio per gli Enti utilizzare il servizio di posta certificata nello scambio di documenti elettronici? Se no, quando si deve utilizzare il servizio di PEC?

Risposta:

No, non è sempre obbligatorio. L'articolo 6 del Decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell'Amministrazione digitale - CAD) stabilisce che gli Enti centrali utilizzano la Posta Elettronica Certificata per ogni scambio di documenti e informazioni con i soggetti interessati che ne fanno richiesta e che hanno preventivamente dichiarato il proprio indirizzo di Posta Elettronica Certificata. Il servizio PEC deve essere utilizzato dagli Enti per la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna, come previsto dall'art. 48 del CAD.

Domanda: Per lo scambio di documenti elettronici protocollati e/o firmati digitalmente tra enti pubblici oppure tra enti e privati è possibile utilizzare la posta elettronica convenzionale?

Risposta:

È possibile solo per gli scambi di documenti tra gli Enti Pubblici. Il riferimento normativo è l'articolo 47 commi 1 e 2 del CAD che recitano:

1. Le comunicazioni di documenti tra gli Enti Pubblici avvengono di norma mediante l'utilizzo della posta elettronica o in cooperazione applicativa; esse sono valide ai fini del procedimento amministrativo una volta che ne sia verificata la provenienza.
2. Ai fini della verifica della provenienza le comunicazioni sono valide se: a. sono sottoscritte con firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata; b. ovvero sono dotate di segnatura di protocollo di cui all'articolo 55 del decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; c. ovvero è comunque possibile accertarne altrimenti la provenienza, secondo quanto previsto dalla normativa vigente o dalle regole tecniche di cui all'articolo 71; d. ovvero trasmesse attraverso sistemi di posta elettronica certificata di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68.